Zien!vo

Er zijn een aantal rollen gedefinieerd in Zien!vo. Hieronder de lijst met de verantwoordelijkheden per rol.

Om vragenlijsten uit te kunnen zetten en in te vullen als mentor of docent dient een applicatiebeheerder een tweede account te hebben voor deze rol.

Wanneer je ingelogd bent in Somtoday kun je via Home  Account  Registreer Zien!vo account je gegevens registreren in Somtoday (zie onderstaand screenshot).

Bij het registreren dient je je Zien!vo gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen in onderstaand scherm.

Door op de knop Koppelen te drukken worden de accounts in Somtoday en Zien!vo met elkaar gekoppeld.

Op het home-scherm in Somtoday staat na de registratie onderaan een knop om direct naar Zien!vo te gaan, zoals te zien is in onderstaand screenshot.

Een druk op die knop brengt je dan meteen in Zien!vo zonder opnieuw te hoeven inloggen.

Via de imports vanuit Somtoday en Magister worden leerlingen automatisch gekoppeld aan de vestigingen waarop ze geregistreerd zijn. Het is niet mogelijk om de koppeling tussen leerling en vestiging in Zien!vo aan te passen (deze wijziging zou dan bij elke nieuwe import weer ongedaan gemaakt worden).

Leerlingen kunnen zelf nooit gegevens van andere personen inzien, ook niet wanneer ze ingelogd zijn.

Docenten en mentoren worden via de imports van Somtoday en Magister gekoppeld aan de relevante vestigingen. Het is dan ook niet mogelijk om in Zien!vo de vestigingen van een docent/mentor aan te passen.

Medewerkers (docenten en mentoren) zien altijd alleen de groepen en leerlingen waaraan ze gekoppeld zijn.

Overige betrokkenen hebben alleen toegang tot de vragenlijsten die uitgezet zijn aan hen. Er is geen koppeling nodig tussen overige betrokkenen en vestigingen.

(Zorg)managers worden niet gesynchroniseerd vanuit het informatiesysteem van je school, omdat ze vaak geen koppeling hebben met een groep of leerling. Daarom worden deze dan handmatig toegevoegd aan Zien!vo.

Omdat managers en ib' ers vaak geen groepskoppelingen hebben krijgen zij toegang tot alle gegevens van de personen van de gekoppelde vestigingen.

Managers hebben geen toegang tot de beheerschermen, maar wel tot de vragenlijsten, cockpit en rapportages.

Je kan de gekoppelde vestigingen van managers aanpassen via: Beheer → Personen → Medewerkers, filter op (Zorg)managers. Dan blijven alleen de (zorg)managers over.

Klik op het bewerken knopje van een manager om de vestigingen aan te passen. Je komt dan op het volgende scherm:

Met de knop Koppel vestiging kan je dan vestigingen koppellen en ontkoppelen.

Alleen applicatiebeheerders hebben toegang tot de beheerschermen. Deze kunnen dan ook niet de vragenlijsten, cockpit of handelingsplannen inzien. De applicatiebeheerder ziet wel de persoonsgegevens van leerlingen, medewerkers en verzorgers, en de groepen. Zij heeft enkel toegang tot de gegevens van personen en groepen op de aan haar gekoppelde vestiging(en).

De applicatiebeheerder kan de gegevens inzien van:

Als applicatiebeheerder kan je dus medewerkers aan vestigingen toevoegen en weer verwijderen. Let er op dat bij imports deze koppelingen weer anders gelegd kunnen worden, indien deze niet in het informatiesysteem van de school aangepast zijn.

Het wijzigen van de gekoppelde vestigingen aan een applicatiebeheerder gaat op dezelfde manier als het wijzigen van de vestigingen van een (zorg)manager zoals hierboven beschreven.

Er zijn twee manieren om een overige betrokkene aan te maken:

Beide resulteren in overige betrokkenen zonder account. Alleen applicatiebeheerders kunnen accounts aanmaken.

Een overige betrokkene kan pas een uitnodiging voor een vragenlijst ontvangen wanneer er:

Het e-mailadres is nodig om de accountgegevens en de uitnodiging voor de vragenlijst te verzenden, het account is nodig om te kunnen inloggen en de vragenlijst in te vullen.

Een account voor een overige betrokkene kan aangemaakt worden via Beheer  Instelling  Accounts → Accounts maken voor…​.

Wanneer er een e-mailadres is ingevuld zal er een wachtwoord verzonden worden naar de overige betrokkene. Is dit niet het geval dan wordt het wachtwoord eenmalig op het scherm getoond.

Een overige betrokkene heeft wel een e-mailadres nodig om uitnodigingen te kunnen ontvangen.

Door de functionaliteit van overige betrokkenen in het verleden zijn er veelal dubbele overige personen geregistreerd in je ZIEN!VO omgeving. Het is gebleken dat er weinig vragenlijsten ingevuld zijn door overige betrokkenen omdat ze geen account gekregen hebben, en daarmee ook geen uitnodiging. Met onderstaande procedure kan je dit verhelpen voor bestaande vragenlijsten en toekomstige.

Het is nu mogelijk om overige betrokkenen te verwijderen zolang ze geen vragenlijst hebben ingevuld waarvoor een handelingsplan is gemaakt.

Op het bewerkenscherm van een overige betrokkene kan je nu zien voor welke vragenlijsten ze uitgenodigd zijn, hoe ver ze zijn met die vragenlijsten en is er een knop om deze overige betrokkene te verwijderen.

Wanneer je een overige betrokkene verwijdert, worden alle gegevens van die overige betrokkene ook verwijderd:

De procedure om overige betrokkenen te ontdubbelen is om:

Helaas is dit wat werk wat niet automatisch opgelost kan worden. De Zien!vo software kan namelijk niet beslissen welke van de overige betrokkenen moeten overblijven.

Dit is een procedure die je slechts één keer hoeft te doorlopen. Wanneer iedereen oplet zullen er geen dubbelen meer ontstaan, omdat alle overige betrokkenen vanaf nu getoond worden bij het uitzetten van vragenlijsten.

Van elke leerling worden deze basisgegevens gesynchroniseerd met Zien!vo:

De gegevens van alle verzorgers van de leerling worden gesynchroniseerd.

Daarnaast worden alle mentoren (individuele, eerste en tweede klassenmentor) gesynchroniseerd. De koppeling geschiedt op basis van medewerkernummer en leerlingnummer.

Van elke verzorger worden de volgende gegevens gesynchroniseerd met Zien!vo:

De koppeling tussen verzorger en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en verzorgernummer.

Alleen medewerkers met een koppeling naar een leerling worden gesynchroniseerd. De volgende gegevens van elke medewerker worden overgezet naar Zien!vo.

Verder worden de stamgroepen waarvan de medewerker eerste of tweede mentor is gesynchroniseerd.

Van een groep wordt alleen de naam gesynchroniseerd.

De leerling wordt opgehaald op basis van leerlingnummer. Is er nog geen leerling met dat nummer dan wordt er één aangemaakt. De verstuurde gegevens worden over de bestaande gegevens heen gezet: voornaam, achternaam, voorvoegsel, geboortedatum, emailadres en uitschrijfdatum.

De verzorgers worden opgehaald aan de hand van het verzorgernummer. Verzorgers hebben in Somtoday geen expliciet nummer waaraan ze geïdentificeerd kunnen worden, dus wordt hiervoor het unieke nummer uit Somtoday gebruikt.

Als er nog geen verzorger met dat verzorgernummer bekend is wordt een nieuwe verzorger gemaakt. De gegevens vanuit Somtoday worden over de gegevens in Zien!vo gezet en opgslagen.

Voor elke koppeling in Somtoday tussen een verzorger en een leerling wordt ook een koppeling aangemaakt in Zien!vo. Hierbij wordt ook opgeslagen of de verzorger post ontvangt.

Voor elke gesynchroniseerde medewerker wordt bepaald of er al een medewerker aanwezig is, zo niet dan wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt. De gegevens uit Somtoday overschrijven de gegevens in Zien!vo.

Nadat de medewerkergegevens gesynchroniseerd zijn worden de koppelingen tussen de medewerker en groepen, en medewerker en leerlingen gelegd.

Deze stap hoef je slechts eenmaal uit te voeren.

Kies in het leerlingenoverzicht een basislayout. Gebruik dan de kolomkiezer om de in de tabel genoemde velden beschikbaar te maken.

Het is essentieel dat de kolommen in de juiste volgorde geëxporteerd worden. Anders kan Zien!vo de gegevens niet correct importeren. Zo zou bijvoorbeeld de kolom geslacht in de achternaam ingelezen kunnen worden. Daarnaast dient het aantal kolommen overeen te komen met het aantal in onderstaande tabel.

Doorloop de volgende stappen om onderstaande kolommen te selecteren voor de export:

Als er meer personen gebruik moeten maken van deze layout dan kan het handig zijn dat je deze layout algemeen beschikbaar maakt (vinkje zetten).

Als het template gedefinieerd is kunnen de gegevens geëxporteerd worden vanuit Magister.

Om de gegevens uit Magister op te slaan in een bestand volg je de volgende stappen:

Dit bestand kan gebruikt worden om in te lezen in de Zien!vo applicatie.

Om de geëxporteerde leerlinggegevens van Magister te kunnen importeren in Zien!vo dien je als applicatiebeheerder in te loggen.

Daarna kom je via Beheer → Instelling → Importeren op het scherm waar het overzicht van de geïmporteerde gegevens staat. Dit scherm heeft in de knoppenbalk onderaan een drietal knoppen:

Met de knop Inrichting verwijderen wordt de gehele inrichting van het huidige schooljaar verwijderd. Deze knop is primair bedoeld wanneer een initiële import niet de juiste gegevens bevatte en de import overnieuw gedaan moet worden. Met inrichting wordt bedoeld: de koppelingen tussen leerlingen en mentoren, groepen, vestigingen, en verzorgers, plus de groepen zonder actieve koppelingen. Ingevulde vragenlijsten, handelingsplannen en evaluaties blijven wel bestaan in de database.

Met de knop Gegevensbestand importeren kan je de gegevens vanuit je administratiesysteem importeren.

Via Gegevensbestand exporteren kan je de huidige inrichting exporteren naar een bestand, eventueel handmatig wijzigen om de wijzigingen dan weer te importeren.

In de knoppenbalk vind je de knop "Gegevensbestand importeren". Met die knop kom je op het scherm om een bestand te importeren.

De volgende stappen zijn nodig om de leerlinggegevens vanuit Magister in te lezen in Zien!vo:

Wanneer er leerlingen in het bestand zitten met een andere vestiging dan geselecteerd, worden die leerlingen genegeerd. Dit staat dan vermeld in het importoverzicht. Staat er een onbekende vestiging bij een leerling in het bestand, dan wordt de import geannuleerd.

Je kan je importbestand testen zonder de database te wijzigen via de knop Bestand testen. Dit zal het bestand controleren om te zien of alle belangrijke gegevens in te lezen zijn.

Met de knop Bestand inlezen in de knoppenbalk wordt dan dit bestand naar Zien!vo gestuurd en geïmporteerd. Dit duurt lang, er worden vrij veel controles uitgevoerd en in de meeste gevallen gaat het om veel gegevens.

Het importeren is een alles of niets actie. Wanneer er fouten geconstateerd zijn in het importbestand, wordt er niets geïmporteerd. Dit is ter voorkoming van het importeren van verkeerde gegevens. Als er bijvoorbeeld op één regel 2381 in de geslachtkolom staat, hoe kan je dan zeker zijn dat de rest van de gegevens kloppen?

Na de test en/of de import kom je op het importlog scherm waar je kan zien of er fouten zijn gevonden en of de import goed verlopen is.

In de kolom inleesstatus betekent Succesvol dat alles zonder problemen is ingelezen. Bij Fouten gevonden zijn er fouten opgetreden en zijn sommige regels niet ingelezen. Welke regels niet geïmporteerd konden worden, is te vinden in de logs. Deze kun je inzien door op logs inzien te klikken.

Bij de logs staan drie soorten regels: Fout, Waarschuwing en Info. Bij Fout is de bijbehorende regel niet ingelezen en is de import niet succesvol. Bij Waarschuwing is de regel ingelezen en de import succesvol, kijk wel even naar deze waarschuwing. Het regelnummer is erbij vermeld, zodat je dit in het bestand kan opzoeken. Bij Info hoef je niets anders te doen dan dit ter informatie aan te nemen.

Veel voorkomende fouten worden hieronder verder uitgelegd en er worden mogelijke oplossingen geboden.

Het bestand wordt nu ingelezen. Dit duurt lang, er worden vrij veel controles uitgevoerd en in de meeste gevallen gaat het om veel gegevens.

Als het klaar is kom je terecht bij het gegevensimport overzicht en is de import die je net gedaan hebt aan de tabel toegevoegd.

In de kolom inleesstatus betekent Succesvol dat alles zonder problemen is ingelezen. Bij Fouten gevonden betekent het dat er fouten opgetreden zijn en dat sommige regels niet ingelezen zijn. Welke regels dit zijn vind je in de logs. Deze kun je inzien door op logs inzien te klikken.

Bij de logs staan drie soorten regels: Fout, Waarschuwing en Info. Bij Fout is de bijbehorende regel niet ingelezen en is de import niet succesvol. Bij Waarschuwing is de regel ingelezen en de import succesvol, kijk wel even naar deze waarschuwing. Het regelnummer is erbij vermeld, zodat je dit in het bestand kunt opzoeken. Bij Info hoef je niets te doen.

Het bestand wordt nu ingelezen. Dit duurt lang, er worden vrij veel controles uitgevoerd en in de meeste gevallen gaat het om veel gegevens.

Als het klaar is kom je terecht bij het gegevensimport overzicht en is de import die je net gedaan hebt aan de tabel toegevoegd.

In de kolom inleesstatus betekent Succesvol dat alles zonder problemen is ingelezen. Bij Fouten gevonden betekent dit dat er fouten opgetreden zijn en dat sommige regels niet ingelezen zijn. Welke regels dit zijn vind je in de logs. Deze kun je inzien door op logs inzien te klikken.

Bij de logs staan drie soorten regels: Fout, Waarschuwing en Info. Bij Fout is de bijbehorende regel niet ingelezen en is de import niet succesvol. Bij Waarschuwing is de regel ingelezen en de import succesvol, kijk wel even naar deze waarschuwing. Het regelnummer is erbij vermeld, zodat je dit in het bestand kunt opzoeken. Bij Info hoef je niets te doen.