Zien!vo

Van elke leerling worden deze basisgegevens opgeslagen in Zien!vo:

Deze gegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:

De hieronder beschreven gegevens van alle geregistreerde verzorgers van de leerling worden gesynchroniseerd. Daarnaast worden alle mentoren (individuele, eerste en tweede klassenmentor) gesynchroniseerd. De koppeling geschiedt op basis van medewerkernummer en leerlingnummer.

Van de verzorgers van een leerling worden de volgende gegevens opgeslagen in Zien!vo:

De koppeling tussen verzorger en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en verzorgernummer.

De gegevens van de verzorger worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

Enkel de verzorgers die in het administratiesysteem van de school geregistreerd staan bij de leerlingen worden gesynchroniseerd met Zien!vo.

Van elke medewerker worden de volgende gegevens opgeslagen in Zien!vo:

De koppeling tussen medewerker en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en medewerkernummer.

Binnen Zien!vo is er ook sprake van overige betrokkenen, zoals ambulant begeleiders die gevraagd kunnen worden een vragenlijst in te vullen. Van deze personen worden de volgende gegevens vastgelegd:

De gegevens van de overige betrokkene worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

Deze overige betrokkenen worden niet gesynchroniseerd vanuit een bronsysteem, maar direct ingevoerd in Zien!vo. Zij hebben geen inzage in overige gegevens die geregistreerd zijn in de applicatie, maar kunnen enkel de vragenlijsten invullen waarvoor zij uitgenodigd zijn.

Het systeem gebruikt vragenlijsten om observaties van de leerling te kunnen registreren en daarna te analyseren.

De antwoorden op deze vragenlijsten worden in het systeem geregistreerd als een numerieke waarde (0-3). Er is geen vrije tekst mogelijkheid bij het beantwoorden van de vragen. Op basis van deze antwoorden wordt een analyse gedaan waarna er handelingssuggesties kunnen worden geselecteerd voor die gebieden waarop de leerling opvalt. Deze worden opgenomen in een handelingsplan dat in het systeem is opgeslagen. De handelingssuggesties in het handelingsplan zijn aanpasbaar door de docent/mentor via een vrij tekst veld. Het handelingsplan kan geëxporteerd worden als PDF of Word bestand voor gebruik door de betrokken medewerkers van de school. Daarnaast heeft de leerling en/of verzorger inzage in het handelingsplan via haar account (indien er één aangemaakt is door de school).

Voor de validering van het onderliggende model van Zien!vo is het noodzakelijk om de ingevulde vragenlijsten te archiveren voor latere statistische analyse.

Hiertoe worden de identificerende persoonsgegevens verwijderd. De gegevens die gearchiveerd worden, zijn de volgende:

De berekende scores van het systeem geven aan waarop de betreffende onderwijsdeelnemer opvalt. De handelingssuggestie is een vaste tekst die geen persoonsgegevens bevat: de tekst is voor alle gebruikers van Zien!vo gelijk.

Deze gegevens worden gebruikt voor de analyse van de validiteit van het onderliggende model van Zien!vo: of op basis van de gestelde vragen de juiste handelingssuggesties worden aanbevolen. Dit is noodzakelijk om aan te tonen dat Zien!vo een afdoende instrument is voor gebruik als monitor voor de sociale veiligheid op school inzake de wet Sociale Veiligheid op School^[1].

Wanneer de gegevens geanonimiseerd zijn gearchiveerd, worden de persoonsgegevens (namen, antwoorden, handelingsplannen—​alles dat gekoppeld is aan de betreffende onderwijsdeelnemer) uit de database verwijderd. Hierdoor zijn de gegevens in het archief niet meer te herleiden naar een persoon.

In Zien!vo zitten een aantal rollen die toegang hebben tot (een subset van) deze gegevens. Dit zijn allemaal medewerkers van de school, of andere betrokkenen die op uitnodiging van de school toegang krijgen:

Daarnaast hebben medewerkers van Zien!vo toegang tot de servers waarop de software draait. Medewerkers van Zien!vo kunnen toegang krijgen tot de gegevens in directe opdracht van scholen om specifieke problemen in de applicatie te verhelpen.

Zien!vo is zich bewust van het privacy gevoelige karakter van de informatie over de betrokken leerlingen die opgeslagen is in het systeem. De medewerkers van Zien!vo zijn tijdens en na hun dienstverband gebonden aan de geheimhoudingsclausule in hun arbeidsovereenkomst. Zij gaan dan ook op verantwoorde wijze met de informatie in Zien!vo om.

Gedurende het normale technische onderhoud van de software ziet een medewerker geen inhoudelijke gegevens, al heeft zij wel noodzakelijkerwijs toegang tot de servers waarop de software draait om die werkzaamheden uit te kunnen voeren.